A gestão da conta bancária e meios de pagamento da Associação requerem certas precauções para proteger o risco de apropriação indébita de fundos.

As associações são cada vez mais confrontadas com o problema de verificar suas saídas de prata. Portanto, não é incomum que um presidente ou tesoureiro “confunde” seu talão de cheques ou seu cartão de crédito com os da associação.

Para se proteger contra o risco de desvio de fundos em uma associação, várias precauções devem ser tomadas :

  • Limite o acúmulo de espécies. As espécies coletadas devem ser rapidamente discutidas.
  • Evite multiplicar os livros de cheques em circulação. Algumas associações usando o cheque como um meio de pagamento tendem a se multiplicar em verificações de circulação dentro da associação, bem como assinaturas autorizadas. Isso aumenta o risco de roubo ou perda, especialmente quando o talão de cheques é usado apenas episodicamente. Além disso, em caso de mudança de líder, é possível que as verificações sejam inicialmente retornadas.
  • Limite o número de pessoas com uma procuração na conta bancária da Associação. Idealmente, apenas o presidente deve manter o poder da assinatura. O tesoureiro não deve ter a possibilidade de assinar um cheque apenas com a luz verde do secretário ou tesoureiro.
  • garantir a atualização das assinaturas autorizadas. Algumas associações têm uma renovação permanente de sua equipe governante. Durante cada nova consulta, devemos pensar em registrar o novo líder na lista de assinaturas autorizadas e remover a assinatura dos antigos.
  • seguem cuidadosamente a conta bancária da associação e, em particular, suas taxas de fluxo . Isso permite identificar rapidamente erros, fraudes ou anomalias.

Instituição de um comitê de gestão

A melhor solução ainda é para instituir um órgão responsável por Controlar todas as despesas excedem um determinado valor, por exemplo, a placa de gerenciamento. Deve ser capaz de solicitar contas a qualquer momento, para fazer perguntas e audições que ele deseja.

Em algumas associações, o Conselho de Administração nomeia o Presidente do Clube e pode descartá-lo a qualquer momento, se ele cometer uma falha importante.

Que meios de O pagamento a associação deve preferir evitar os riscos de desvio de fundos?

O talão de cheques

Os comerciantes são muitas vezes relutantes em aceitar os cheques emitidos pelas associações e muitas vezes exigem a produção de uma peça de identificação e um estado nominativo das assinaturas autorizadas. Às vezes é possível incluir nos controlos, além da denominação da associação, o nome das pessoas autorizadas a assinar verificações.

Os saltos de verificação devem ser cuidadosamente preservados para que o tesoureiro possa garantir que As verificações emitidas foram debitadas. Sua pontuação permite que o tesoureiro identifique os cheques emitidos que ainda não foram submetidos à coleta pelos beneficiários e, assim, reconstruir o fluxo de caixa real da associação. Essa precaução é útil para associações cujo dinheiro é um pouco tenso.

O cartão de crédito

Os riscos de um cartão de crédito são altos: Divulgação do Código Secreto e Possibilidade de Fazer pagamentos sem validação pelo código secreto na Internet.

Para evitar:

  • O cartão deve ser cuidadosamente mantido pela pessoa autorizada a usá-lo,
  • O código secreto não deve não ser divulgado, Nem mantido no mesmo lugar que o cartão,
  • A associação deve favorecer cartões com pesquisas frequentes e detalhadas.

Espécies

transações em dinheiro são para ser evitado. Eles apresentam dois riscos:

  • Os riscos de perda ou vôo não são insignificantes,
  • Os erros de dinheiro são frequentes.

o A associação terá que fazer uma contagem física de espécies em dinheiro no último dia do exercício para compará-lo à posição contábil.

Como fazer reconciliações bancárias?

a reconciliação bancária é garantir que todas as operações que aparecem na conta bancária da associação sejam bem explicáveis e justificadas. É realizado comparando o equilíbrio da conta bancária no extrato bancário e o saldo da conta bancária da Associação como aparece na contabilidade.Destina-se a evitar:

  • os erros de imputação cometidos pelos líderes (número de conta errada em uma entrega de verificações) ou pelo banco,
  • as permissões de cobrança desabilitadas enquanto O contrato é concluído,
  • o pagamento da mesma despesa duas vezes,
  • fraude e malfeasures.

Concretamente, uma pessoa diferente do Quem detém as contas da Associação e Sinais Os cheques serão deveres:

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